日々の生活に懇親会や飲み会はつき物です。これは国が違えど、おそらくどこでも一緒でしょう。ただ、日本人から見て外国人が多い多国籍環境での懇親会やパーティでは、日本でやる大半の参加者が日本人の飲み会と異なり、ちょっと気をつけておいたほうが良いこともあります。その辺に注意して飲み会幹事のやり方をまとめてみます。
そもそも、私自身いいのかどうかわかりませんが、よく頼まれるので、その視点でまとめてみます。立場によって大きく変わってくると思うので、その辺は臨機応変に対応していただきたいところです。
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そもそも幹事をやるメリット
好き勝手できる
個人的には、これが一番大きいです。誰かの歓送迎会や誕生日会で、歓迎される人や送別される人などのその会の主役のスケジュールを除いては、自分がやりたい日に開催することができます。条件が合いそうで行ってみたい店を指定すれば、誰かの歓送迎会のついでに行ってみたい店にも行けます。ついでに気になる人・会いたい人等がいれば、主役の人の歓送迎会・誕生会にかこつけて(?)、その人も呼べちゃいます。さらに招待する人を選別できたりもしますね。
飲み会を開催しただけなのに喜ばれる
特に歓送迎会は開催すると、主役の人が相当に喜んでくれますね。ちょっとの手間で喜んでくれるならやってもいいかな、って思っています。
感謝される場合もある
ついでに開催した場合、主役の人じゃない人からも感謝されることもあります。やってるほうは行ってみたい店を予約して好きな日に開催して、ある程度わきまえて好き放題人選して開催しているだけなんですが、なんと、参加者から感謝されます。「情けは人の為ならず」とは言ったもので、何かいいことがあるかもしれません。
一応メリットを客観的に羅列してみましたが、実際のところ損得勘定なしでも、結構楽しいので、やってみるのはおすすめです。
準備
何を目的にするかにもよると思いますが、相当フォーマルなもの以外の場合は、常日頃から、他の用事で友人とご飯を食べているときにでも、ちょっと店内を見てみたり、店員に、何十人くらいの懇親会会場にすることは出来るかどうか、などを聞いておいてためておくと役に立つこともあります。
告知通知
フォーマルな場合
結婚式など最も公式な場合は、手紙で招待状などもあるでしょうが、おそらく自分が行う幹事の懇親会ではそれはなさそうです。まあ、ここはメールででも出しましょう。
カジュアルな場合
ただ、カジュアルな場合は、メールを送るのは、あて先を指定し、CCなども指定しフォーマットもあり、と結構面倒なので、メッセンジャーやチャットアプリの方が良いでしょう。その際どのサービスを選ぶかが肝心になりますが、ここは
- 参加者全員(少なくとも大半)がサービスを使っている
- スマホ・パソコン両方からアクセスできる
- 出来れば、誰が見ていないかを把握できる
のが重要ではないでしょうか。
1に関しては、日本で開催する場合、外国人がいてもLINEアカウントは持っているでしょうから、LINEでグループを作りおくってもいいでしょう。国によってはWhatsappなどでも良いかもしれません。Facebookチャットも使えます。
2ですが、LINEもPCからはアクセスが出来ます。ただ海外、少なくともイギリスではLINEは知名度がないので「LINE？何それ？」といった感じで通信手段としてそもそも使い物にならないことが多々あります。いろいろ送らなければならないときは、LINEでは少々不便かもしれません。
3、もはやLINEとFacebookの比較になっていますが、LINEのチャットグループでは既読人数は見られるものの、誰がみていないかが分からないものの、Facebookでは誰が読んでいないかが表示されるため非常に便利です。
ということで私は、カジュアルな懇親会などを行う場合をはじめとして、集団に連絡するときは、大体Facebookメッセージで何でもやり取りしていますし、周りもチャットで連絡がきます。
これに関して例えば有名プロブロガーのイケダハヤトさんも似たようなことを述べています。なんとなく言いたいことも分かります。
この際、ごくたまにいるんですが、「私はFacebookをやめたから」とか「SNS嫌いだから」、などの理由で頑なにチャットでの連絡を拒否する人もいます。アカウントがあろうが、何をしようが、見たくなければログインせずに見なければいいだけで、チャットとして利用すれば言いだけのことなのですが･･･。
ここは幹事があなたである以上、その人物が非常に重要で無いと判断した場合は、そういった一種の「わがまま」を通そうとする人は、そもそも呼ばなくてもいいんじゃないでしょうか？
もちろん、その人が相当な重要人物の場合は、別途対応で問題ないと思います。上で書いた「招待する人を選べる」ですが、こういうことが出来るのも、幹事の特権かと思います。
ツール
スケジュール調整用のツールは山ほどあるようですが、私は以下の2つをおすすめします。
Doodle
さくさく概要と予定候補を入れてリンクを共有。唯一の難点といえば、21ヶ国語対応なものの、日本語版はないことでしょうか？さらにアカウントを取得すると毎回の名前の入力なども省略できます。
Google Spread Sheet
要は共有できるExcelシートです。この方が人数が多い場合や聞かなければならないことが多い場合には有効です。ついでにそのまま印刷して出欠表にも出来ます。さらに、削除しない限りファイルが残るので、Doodleよりも保存がききます。所属や連絡先も入れてもらえば、参加者リストとしても使えます。 Excelシートと同様に、様々な関数も使えます。
使いやすいので、日本人しかいない場合でもこれらを使っています。
日本版のスケジュール調整サービスは、知る限りでは日本語版しかないので、使いにくい印象です。おそらくこれで問題は無いはずですが、それでもおそらく「英語が出来ないんだけど、どうすればいいの？」とか言ってくる人が出てくるでしょう。さすがにそんな人には「英語の練習です。これくらい頑張ってください」とでも言っておけば良いんではないでしょうか。
支払い方法
これも、金額が決まっているか決まっていないかや、国にもよりそうですが、何通りかあります。金額が決まっている場合についてちょっと考えてみましょう。
現金
日本ではこれが一番一般的ではないでしょうか？この際、参加費は切りが良い数字に切り上げています。例えば実費が2900円だったら3000円でいいでしょう。この場合100円を何枚も用意するの心が折れるので、これくらいは許してほしいところです。
バンクトランスファー
いわゆる振り込みです。少なくともイギリスでは銀行口座からのオンライン送金が違う銀行であっても無料(少なくともイギリス国内の一般的な銀行では)です。これを生かして、当日までに支払いを終え、キャッシュフリーで幹事もできます。一度支払った先はアカウントに登録などもできるので結構重宝しています。
特に日本のように年上が大目に払う文化がない国では、あらかじめ指定金額を送金する方法が適しているように感じています。
当日
当日は、上記の準備さえしていれば、支払いとドタキャン対応以外はほぼ問題ないでしょう。周りを気にしつつ、楽しみましょう！
その他
二次会など
二次会は、人数が不確定なことも多いので、店を調べておくくらいでやめておいていいかと思います。帰る人と続行する人を分けて路頭に迷わないように？二次会をやる場合は会場へ移動しましょう。
終電など
終電もある程度は把握しておいたほうが便利でしょう。特に自分の地元でやる場合は終電を逃す難民を避けるためにも重要です。
撮った写真など
撮影した集合写真等は当日の夜か、次の日にでも忘れないうちに共有しておきましょう。
特に多国籍な場合
さて、上記だけで終わったらあまり日本で幹事をやるのと変わりありません。多国籍な場合、日本では想定外なことが起こります。基本的にあなたの常識、日本人の常識は他人の常識ではありません。
集合時間
どこかで聞いたことないでしょうか？日本人は19時集合と言えば、18時50分くらいには来る人が多いが、他の国では、19時15分くらいに現れる等。立食パーティなどでは問題ないかもしれませんが、ジャストに始める場合はExact time、集合時間からある時間までは立食で懇親会、その後着席して食事開始の場合にはまた別の書き方があります。例えば7時からプレドリンクで7時30分から着席して食事が開催される場合は”7:00 for 7:30pm”などと書きます。
食べ物・アレルギーなど
日本ではあまり見かけない、ベジタリアンやベーガン(より厳しいベジタリアン)等も国が変われば一般的です。ナッツアレルギーやグルテンアレルギーなどもかなり広く知れ渡っています。むしろこれを聞かないと幹事としての技量を疑われます。
アルコールについて
アルコール全く飲まない。「お前空気読めよ。」などは言語道断です。宗教上、体質錠飲めない人もかなりいます。「一杯目の生ビール」はもはやそれこそ「え、何の宗教？」っていう感じの奇妙な文化だと思われても仕方がないので通用しません。
基本的に何事にも強要はもってのほかです。
総じて、勝手がわかっていればいいですが、明言しないとわかってもらえないことが多いので、いちいち明記するぐらいでちょうどいい印象です。
もっと一般的なことはホットペッパーやぐるなびに書いてありますので、そちらも参照ください。特に大人数のものについて。
ちょっと調べてたら幹事できると出世するらしいですよ。ほんとかな。まあ、やらされているのとは別かな？