総括や要約「まとめ」のコツ/書き方【要旨/紀要/意味/レポート】


このブログへのアクセスになぜか総括の書き方という検索方法で到達している方がいらっしゃるようです。このまま放置すると、私の2015年の適当なまとめ記事を総括の書き方の参考にされてしまうという、せっかく検索してきてやっとのことたどりついていただいたのにも関わらず、なんとも申し訳ないような感じになってしまうので、今回は、「まとめ」についてまとめたいと思います。

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総括とは?

さて、ではこの記事で総括自体について見ていきましょう。今回の最重要な「総括」についてです。さて統括、辞書で調べるとこうなっていました。

1 個々のものを一つにまとめること。全体をとりまとめて締めくくること。「各人の意見を―する」
2 労働運動や政治運動で、それまでの活動の内容・成果などを評価・反省すること。「春闘を―する」

dictionary.goo.ne.jp

要するに、まとめることですね。特に全体をまとめて締めくくることとあります。このほかに、「まとめ」の意味で使われる単語に「要約」があります。要約について調べてみると

文書の要点を簡潔にまとめること、まとめたもの。

要約 – Wikipedia

要するにただの「まとめ」ですね。Googleで検索しても全然でなかったので、教えてGoo!を引用してみました。大切なものは全てYahoo知恵袋が教えてくれちゃう時代だからまあいいのか。

結論・抄録・総括・要約?
結論・抄録・総括・要約これらの違いは何か?
群馬大学医学部公衆衛生学教室鈴木庄亮先生が産衛誌37, A34, 1995にその概要を説明しておりこの抄録を紹介する.

「結論」は論文のそもそもの趣旨・目的に照らして結局どうだったのかを書く部分であり,考察した結果「〇〇と結論される」と,考察のあとにかかれて緒言の記述と首尾照合のかたちをとると気持ちのよい論文となる.
抄録の「抄」はもともと「かすめとること」「抜き書きすること」の意味である.もとの本体より小さいことは云える.「抄録」「書き抜いたもの」,別の辞書には「要点を抜き書きすること」とある.
「要約」とは「文章などの大要をとりまとめて短く表現すること」とある.「要旨」「言い表そうとする最も大切な点」を表したものあるいは「大体の内容」とある.「便概」「あらすじ」「大略」などで意味は明確である.「摘要」は「要点を抜き出して記すこと」である.

oshiete.goo.ne.jp

個人的なイメージとしては、「要約」、本文よりに先に書いてあり、内容の要点を短くまとめたもので、「総括」は、本文より後または後半に、結論や方向性を示すために、振り返り、反省を含めてまとめたものという印象です。

私は日本語専門でもなんでもないですが、ニュアンスとしては要約は、自分が関わったかどうかに関わらず、内容のまとめに対し、総括は、ある物事に対して行ったことやそのプロジェクトなどの責任者が、全体を省みて、報告を行うニュアンスを含んでいる印象です。

このため年末や年度末に書くものは「総括」と言っても良さそうです。(ということで、年末まとめ記事のように年末に総括を書くのは、どうやら間違いではなさそうです。)ただ、ここまで定型がないと、組織内ででの「総括」には特別な意味を持っている可能性が高いので、前年や前任者の総括を見てみるのも役立つでしょう。

総括書き方の例

ということで、総括を書く場合には、全体を省みて内容をまとめ、もし必要があれば、今後の方針などを示せばいいということ以外にはこれと言って縛りはなさそうなので、様々なパターンが考えられます。ちょっと見てみましょう。総括の報告先や提出先によって何が重要かは変わってきますので、それに合わせてパターンを考えるのが良いです。

書き始める前に「そもそも何に対するどのような総括か?」「今季の当初の目標」など、総括する内容の前提を最初に入れておくと読みやすくなります。読む側には知識や条件や状況が共有されていない可能性が高いです。また共有されていたとしても、一文があることで、文章に入っていきやすくなります。

時系列順

ひとつ思いつくのは、時系列順に、重要なことを列挙していく方式があるでしょう。

例えばこんな感じです。

1月にAさんとBさんは何をやり始め・・・。何を達成。

3月にCが完了。

(続く)・・・。

総じて、目標に挙げていたαとβは完了したが、γはどこまでは出来たが、どこまでは出来ていない。よって全体的な達成度は(こんな感じ)である。

反省点や改善点は(あれ)や(それ)が挙げられる。来期は(これ)や(どれ、ていうかどれ?)を改善することにより、効率化を図る。

人物中心

もし複数人でやっていれば、人ごとに分けるなども考えられます。

その場合は、こんな感じでしょうか。

Aさんは今期BとCに取り組み、それぞれDとEの成果を収めた。

Fさんは今期GとHに取り組みそれぞれIとJの成果を収めた。

チーム全体としてはKな状況で目標に対してLの部分では到達することができ、MではN水準程度の達成度である。来期はこの結果に対しOやPの措置を取りたい。

プロジェクト等物事中心

おそらく組織の場合はこれが一番多いでしょう。この場合はこんな感じでしょうか。

今期プロジェクトAにはBさんCさんDさんが担当し、EとFの成果を出した。

プロジェクトGはBさんとHさんが担当し、Iの成果。

この結果を受け、来期は(どうのこうの)していく方針を固めている。

目的に応じて変更

私の個人のまとめのように、とりあえず備忘録と振り返りをかねて適当に綴っているのであれば何でも良いですが、真面目に総括を書く場合には、総括の書き方やスタイルも目的によって変わってきます

例えば企業の人事の方であれば、人物ごとに分けて評価する必要が出てくるでしょう。経営者であれば各プロジェクトや事業ごとに分けていく必要がありそうです。納期が最重要な場合は、月ごとに経過を追うほうが問題点を発見しやすいのではないでしょうか。

繰り返しになりますが、いずれの場合も、最重要な点は要約や総括の提出先が何を求めているかにつきます。それに応じて対応しましょう。

 

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