返信/返事が来やすい「お問い合わせ」の方法/メール/フォーム/テンプレ


なにか調べ物をしていたり、詳しく知りたいことや質問がしたくなった際に「お問い合わせ」や「Contact Us」に連絡することがあるかと思います。でも、「いくら送っても返事が来ない!」「友達のは返事が来るのに、なんで自分のには来ないんだ?」なんて思ったことがある方も多いのではないでしょうか?今回は、そのような「お問い合わせ」の際に、返事が来やすくなるような書き方を紹介します。

メールやフォームでの返事が来やすい「お問い合わせ」の方法・テンプレ

そもそもの本記事の目的

そもそも何故この記事を書こうかと思ったかですが、もちろんお問い合わせの経験からです。

最近ではおかげさまで本サイトのアクセス数も増え、サイト自体も強くなってきたようで、お問い合わせの件数が増加しています。

私はそれでも、まだ対応可能な量ですので、一部誹謗中傷を除く問い合わせには必ず返信をしています。

しかしながら、一部の問い合わせでは「これは、なかなか返事貰えてないだろうな。」と思われるような問い合わせも多いのが現状です。(それでも私は返信はしていますけども。)

よって、そのような「返事が来なさそうな問い合わせ」ではなく、なるべく返事が来そうな書き方を一種のガイドラインとしてまとめておくのは重要ではないのかと考え、この記事の執筆に至りました。

自分の身分や状況を明らかにする

まず、こちらです。自分の名前をフルネームで入力しましょう。もちろんペンネームや芸名などでも構いませんが、一貫しているものを使いましょう。後述しますが、変なあだ名などもやめた方がいいでしょう。出来れば自分の所属のURLなどを貼る方が信憑性が増します。

目的を明らかにする

とりあえず「メッセージ送っちゃいました☆てへぺろ」みたいなものは、たまに見かけますが、反応に困ります。目的を明らかにしましょう。

具体的には「この記事に書かれているこの部分についてさらに詳しくご存じないですか?もし知っていたら送ってほしい」や「今度こういう企画があるんですが、参加いただけませんか?」などです。行間を読んで予想できるものもありますが、それでも明文化した方が伝わります。その際に、いつのどこなど具体的な指示や提示のほうが答えやすくなります。

説明を付ける

送信側は既知や周知の事実だと思っていたとしても、意外と自分の分野やコミュニティのみでは常識というものがよくあります。

よって、自分が取り組んでいるサービスその他についても一行や二行で説明を付けた方が分かりやすいです。

「そんなもの検索すればわかるじゃないか」というのはもっともです。しかしながら、何で問い合わせられている側が、よくわからない人のために検索していちいち調べてあげないといけないのか?という点は気にしなくていいんでしょうか?その辺の配慮もした方が返信率は上がるでしょう。

(流れ的に重要でない場合には、その部分はスルーして話をすすめます。)

真面目に問い合わせているというのが分かるようにする

お友達感覚で文章を書かない

これも結構あります。中学生高校生などでしたらまだわかりますが、成人後でも「やっぱそうっすよねー」とか来たり、「(笑)」が入っていたりすると、問い合わせを貰った側としては「この人真剣に質問しているのか?それとも冷やかしでふざけているのか?」と疑われてもしょうがないでしょう。ふざけていると思われると、返信が返ってくる確率が下がります。

同様に顔文字を使わない方が無難です。「お問い合わせ」どちらかというと公式の手紙・連絡・相談であり、お友達へのLINEではありません

(なお、私はそれでも返信しました。)

アドレスを間違えない

せっかく送っていただいていても、メールアドレスが間違えていて返信できない、などもあります。さすがにメールアドレスが間違えていた場合は、なんだか可哀そうなこともあって、私も送り先の方の連絡先を調べたりしましたが、なかなか本名で検索しても引っかからない人は、なかなか厳しいですね。なので間違えないようにしましょう。

公式の写真など

SNSのプロフィール写真などでもそうですが、怪しげな写真やおふざけ満開の写真がプロフィール写真だと「なんだこいつ、大丈夫か?」とつい思ってしまいます。さすがにプロフィール写真くらいはまともな写真を使ってお問い合わせを送ることをお勧めします。特にFacebookのメッセージで送る場合。

こういうところに注意して、返信が来やすくすることをお勧めします。

ただし、いくら注意しても絶対に返事が来ない相手の場合は絶対に来ないので、気楽に考えましょう。私も問い合わせても返事来ないことも結構あるので。

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